生成AIの社内利用ガイドラインの作り方：情シスが決めるべき10項目とテンプレート

生成AIの社内利用ガイドラインとは、従業員がChatGPTなどの生成AIサービスを業務で使うときに「入力してよい情報」「確認すべき出力」「使ってよいツールと契約」を定めた社内ルールです。目的は禁止ではなく、情報漏えい・著作権・誤情報という3つのリスクを具体的な行動ルールに落として、安心して使える範囲を広げることにあります。

情シスが決めるべき10項目、そのまま使える文例、DLPや法人向けプランなどの技術的な補完策、段階的な導入手順を、判断の根拠つきで示します。法的な判断が必要な箇所は法務や弁護士の確認を前提にし、ここでは情シスが準備すべき論点と選択肢に絞ります。

なぜガイドラインが必要か：リスクの仕組み

情報漏えいの経路は主に3つです。1つ目は入力内容の学習利用で、個人向けの無料・有料プランでは、設定で除外しない限り入力がモデル改善に使われる場合があります（条件は各サービスの最新の規約で確認）。2つ目は保存です。会話履歴は事業者側に残り、個人アカウントなら退職後もその人の手元に残ります。3つ目は共有機能とブラウザ拡張で、会話の共有リンクを公開設定にする、ページ内容を読み取る拡張機能を入れる、といった操作が意図せず社外への送信になります。典型的な事故は、ソースコードや顧客リストを「要約して」と貼り付けるケースで、貼った瞬間に会社の管理外に出ます。

著作権は「入力」と「出力」で論点が違います。日本の著作権法には情報解析のための利用を認める規定（第30条の4）がありますが、これは学習段階の話で、生成物が既存の著作物に似ていて依拠していれば、通常の著作物と同じ基準で侵害が判断されます。文化庁が公表している生成AIと著作権に関する考え方（執筆時点の最新版を参照）を法務と読み合わせてください。入力側では、購入したマニュアルや他社の資料をそのまま貼ることが、著作権だけでなく契約上の利用条件に反する場合があります。

ハルシネーションは、モデルが存在しない法令の条文番号、架空の判例、もっともらしい数値を自信のある文体で出す現象です。仕組み上なくならないので、対策は「出力を一次資料で確認する義務」を人の側に置くことになります。個人情報については、個人情報保護委員会が2023年に生成AIサービスの利用に関する注意喚起を出しており、本人の同意なく個人データを、利用目的の達成に必要な範囲を超えてプロンプトに入力することの問題を指摘しています。個人データを扱うなら、学習に使わない契約と、社内の利用目的の範囲内であることの2つが前提です。

「全面禁止」は最も危険な選択肢になり得ます。禁止しても業務上の需要は消えず、個人のスマートフォンや自宅PCの個人アカウントで使われて、会社のログにもDLPにも残らない「シャドーAI」になります。禁止するなら、代わりに使える法人契約のツールを同時に用意してください。シャドーITの可視化はSaaS管理の始め方で扱っています。

情シスが決めるべき10項目

10項目のうち、実際に事故を防ぐ効き目が大きいのは2（契約）、3（入力禁止情報）、9（窓口）の3つです。残りは組織として説明責任を果たすために必要ですが、最初の版はこの3つが具体的なら十分に機能します。

そのまま使えるテンプレート文例

社内ポータルに載せる本文の骨子です。ツール名と窓口は自社の名称に置き換えてください。

• 業務で生成AIを使う場合は、会社が契約した次のサービスのみを、会社が発行したアカウントで利用する：（ツール名を列挙）
• 個人で契約したアカウントや無料版に、業務に関する情報を入力してはならない
• 次の情報は、いかなるサービスにも入力してはならない：機密区分「機密」「社外秘」の情報、氏名・連絡先などの個人情報、顧客から預かったデータ、未公開の財務・人事情報、社内システムのソースコードと認証情報
• 上記以外の情報でも、入力前に「社外の相手にそのまま見せられるか」を確認し、迷ったら入力しない
• 生成AIの出力は誤りを含む前提で扱い、事実・数値・法令・コードは一次資料や動作確認で検証したうえで使う。生成物の責任は利用者が負う
• 生成物を社外に公開・納品する場合は、上長の確認を経て、既存の著作物との類似性がないことを確認する
• 他者の著作物（購入した書籍・マニュアル、他社の資料）を丸ごと入力しない
• 会話の共有リンク機能は使用しない。ブラウザ拡張機能は情シスが許可したもののみ使用する
• 会社契約サービスの利用ログは、不正調査と事故対応の目的に限り、情シスと法務が閲覧する。保存期間は1年とする
• 誤って禁止情報を入力した場合は、24時間以内に窓口（チャネル名）へ報告する。報告者に不利益は生じない
• 新しいサービスを業務で使いたい場合は、窓口へ申請し、情シスの評価を経て許可リストに追加する
• 本ガイドラインは半年ごと、およびサービスの規約変更や事故発生時に見直す

教育では、規則の一覧より「入力前の3つの質問」を覚えてもらうほうが定着します。「この内容を社外の人にそのまま見せられるか」「個人情報や顧客データが含まれていないか」「使っているのは会社契約のアカウントか」。3つとも「はい」でなければ入力しない、という単純なルールにしておくと、判断に迷う時間が減ります。

技術的な補完策：ルールだけでは守れない部分

ガイドラインは「うっかり」を防ぎません。行動ルールと技術的な統制を組み合わせて、初めて事故率が下がります。まず、個人向けプランと法人向けプランの違いを機能軸で押さえます（各社の最新の契約条件は公式サイトで確認してください）。

優先順位は、法人向けプランへの統一とSSOが最初です。これだけで「学習に使われる」「退職者が使い続ける」「誰が使ったか分からない」の3つが同時に消えます。URLフィルタは2番目で、承認ツールが用意できた後に個人アカウント経由の抜け道を閉じるために入れます。DLPは3番目で、誤検知による問い合わせ対応の工数を見込める組織向けです。セルフホストは、社外秘を含む文書を扱う用途がはっきりしている場合に、法人プランと並行して用意します。モデル選びはローカルLLMの選び方を参照してください。

ログは「取れるから取る」ではなく、目的と閲覧者を先に決めてから取ってください。プロンプトの全文を無期限に保存し、上長が自由に閲覧できる運用にすると、利用者は業務相談を書かなくなり、ガイドラインの目的である「安心して使える範囲を広げる」と逆行します。不正調査と事故対応に限定し、保存期間を区切るのが現実的な線です。

段階的な導入方法

基本姿勢を先に決めます。組織の情報区分の厳しさと、承認ツールを用意できるかで選びます。

試行フェーズで集まる「実際に使いたい用途」が、ガイドラインの精度を決めます。議事録の要約、メールの下書き、コードのレビュー補助、翻訳あたりが上位に来ることが多く、それぞれに入力してよい情報の例と悪い例を1組ずつ載せておくと、抽象的な区分表より読まれます。RAGで社内文書を扱う計画があるなら、権限とログの設計をRAGの設計原則と合わせて決めてください。

よくある質問

ChatGPTを社内で使うときの最低限のルールは？

3つです。会社が契約したアカウントだけを使う、機密情報・個人情報・顧客データを入力しない、出力は一次資料で確認してから使う。これに「誤入力したら24時間以内に窓口へ報告する」を加えれば、第1版として機能します。

無料版と法人版の違いは？

機能軸では、入力の学習利用の扱い、管理者コンソールとSSOによるアカウント統制、監査ログ、法人契約とデータ処理契約の有無が違います。個人向けプランでは設定で学習利用を除外できる場合もありますが、退職者のアカウント統制と監査ログは法人版でしか実現できません。条件と料金は各社の公式サイトで確認してください。

ガイドラインはどのくらいの頻度で見直すべき？

定期は半年ごと、加えてツールの追加や規約変更、事故の発生をトリガーにします。生成AIサービスは学習利用の条件やデータ保持のポリシーを数か月単位で変えるので、年1回では実態と乖離します。見直し担当と改訂履歴の置き場所を決めておくと運用が続きます。

まとめ

ガイドラインの骨格は「会社契約のアカウントだけ」「入力禁止情報は情報区分に紐づける」「出力は人が確認する」「誤入力は責めずに報告させる」の4点で、10項目のうち契約・入力禁止情報・窓口の3つが具体的なら第1版として機能します。ルールだけでは「うっかり」を防げないので、法人向けプランとSSOへの統一を最初に、URLフィルタとDLPを次に、社外秘を扱う用途にはセルフホストを並行して用意します。全面禁止を選ぶなら期限と代替ツールを同時に示し、半年ごとの見直しを担当者付きで予定に入れてください。

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