Google WorkspaceとMicrosoft 365の比較：乗り換え・併用の判断基準

Google WorkspaceとMicrosoft 365とは、メール・ファイル共有・会議・文書作成をまとめて提供する、GoogleとMicrosoftの法人向けクラウドサービスです。両者を比較すると、日々の使い勝手より、既存のExcelマクロ、ID基盤、端末管理、取引先とのファイルのやり取りで向き不向きがはっきり分かれます。

どちらも中小企業から大企業まで十分に使える製品なので、「どちらが優れているか」を決めても判断の役には立ちません。ここでは情シスの立場から、設計思想の違い、Office互換性の限界、ID・端末・セキュリティの違いを整理し、自社の条件からどちらを選ぶか、乗り換えや併用のときに何を決めておくべきかを判断基準として示します。プランの内容は執筆時点のもので、契約前に各社の公式の比較ページで確認してください。

設計思想の違い：ブラウザー中心とOffice中心

Google Workspaceは、ブラウザーで仕事を完結させる前提で作られています。文書はGoogleドキュメントやスプレッドシートの独自形式でドライブに保存され、URLを共有すれば複数人が同時に編集できます。PCに入れるのはドライブを同期するためのデスクトップアプリくらいで、端末に依存しない働き方と相性が良い製品です。

対するMicrosoft 365は、Word・Excel・PowerPointというデスクトップのOfficeアプリと、OneDrive・SharePoint・Exchange・Teamsというクラウドの組み合わせです。ファイルはOffice形式のまま保存され、ブラウザー版やデスクトップ版で共同編集できます。Windows PCを会社として管理し、Active Directoryからの流れでIDを管理してきた組織には、こちらのほうが既存の運用を延長しやすい構成です。

情シス視点で見るGoogle WorkspaceとMicrosoft 365の比較表

ファイル共有の単位の違いは、運用に直結します。共有ドライブに置いたファイルは所有者が組織（ドライブ）になるため、作成者が退職しても残ります。マイドライブに置いたファイルは作成者の持ち物で、退職時に所有権を移さないと消えます。同じ構図はMicrosoft 365にもあり、チームのSharePointに置いたファイルは残り、個人のOneDriveに置いたファイルは退職時の引き継ぎが必要です。どちらを選んでも、「部署のファイルは組織の置き場所に」というルールを最初に決めることが、後の退職処理を軽くします。

Office互換性：開けるものと動かないもの

Googleドキュメントやスプレッドシートは、Office形式のファイルを変換せずにそのまま開いて編集できます。普通の文書や表計算のファイルなら、日常のやり取りで困ることはほとんどありません。問題になるのは、Excelの「機能」に依存したファイルです。

• VBAマクロはスプレッドシートでは実行されません。同じ自動化をしたい場合は、Apps Script（JavaScriptベース）で書き直す必要があります
• Power QueryやPower Pivot（データモデル）を使った集計は再現できません
• 外部のデータベースに接続するファイルや、Accessと連携する仕組みは動きません
• 縦書きなど、日本語の文書に特有のレイアウトは、Googleのエディタで開くと崩れることがあります

判断のために、乗り換えを検討する段階で、社内の共有フォルダーにある .xlsm（マクロ付きブック）と .accdb（Access）の数と、それが業務のどこで使われているかを数えてください。取引先から届くマクロ付きの申請書や見積書が業務の中心にある場合、Google Workspaceだけで完結させるのは現実的ではありません。その場合は後述の併用パターンか、Microsoft 365を選ぶことになります。

ID・端末・セキュリティの違い

IDの管理は、Microsoft 365ではEntra ID、Google WorkspaceではGoogleアカウント（Cloud Identity）が担います。どちらも多要素認証、パスキー、SAMLによる他のSaaSへのSSOに対応していますが、条件によってアクセスを制御する仕組みの細かさには差があります。条件付きアクセスはEntra ID P1（Business Premiumなどに含まれる）で使え、端末がIntuneで準拠しているかどうかを条件にできます。同様の仕組みとして、アクセスする端末や場所を条件にする「コンテキストアウェア アクセス」がGoogleにもありますが、使えるのは上位のプランです（執筆時点）。

端末管理は、PCの種類で向き不向きが分かれます。Windows PCが中心で、キッティングの自動化（Windows Autopilot）やBitLockerの回復キーの管理まで一元化したいなら、IntuneとEntra IDの組み合わせが最も手間が少ない構成です。Chromebookが中心なら、Googleの管理コンソールで端末を管理できますが、Chromebookの本格的な管理には別途Chrome Enterprise Upgradeのライセンスが必要な点に注意してください。

監査と保持では、Microsoft 365はPurviewの保持ポリシー・電子情報開示・監査ログを、Google WorkspaceはVaultと管理コンソールの監査ログを使います。Vaultが含まれるのはBusiness Plus以上なので、訴訟対応や社内調査でメールの保全が必要な会社は、Business Standardを選ぶと足りなくなります。導入後に最初に行う設定は、Google WorkspaceならGoogle Workspace管理者のセキュリティ設定、Microsoft 365ならプランごとの機能差をMicrosoft 365のプラン比較で整理しています。

選び方の判断基準

次の条件にいくつ当てはまるかで判断すると、議論が「好み」に流れにくくなります。

迷ったときの最後の決め手は、ID基盤をどちらに置くかです。すでに他のSaaSのSSOをEntra IDかGoogleのどちらかで構成しているなら、その側に寄せるほうが移行の手間が小さくなります。

乗り換えるときに必要な作業

乗り換えで時間がかかるのは、メールとファイルそのものより、周辺の設定です。作業は次の順で洗い出します。

1. メール：移行期間は両方でメールを受けられるよう、移行ツールでメールボックスを複製し、最後にMXレコードを切り替える
2. ファイル：Google形式とOffice形式は移行時に変換されるため、コメントや版の履歴、共有の権限がどこまで引き継がれるかを、移行ツールで事前に試す
3. SSO：旧サービスをSAMLのIdPにしている他のSaaSは、IdPを付け替える必要があるため、SSOの設定がある全SaaSを一覧にする
4. DNS：送信元が変わるため、SPF・DKIM・DMARCを新しい送信元に合わせて設定し直す
5. 端末：メールやカレンダーを設定したスマホ、プリンターのスキャン送信先など、アカウントを直接指定している機器を洗い出す

移行期間中は、両方のサービスから自社ドメインのメールを送る時期があります。SPFには両方の送信元を入れておかないと、どちらかから送ったメールが迷惑メール扱いされます。

v=spf1 include:_spf.google.com include:spf.protection.outlook.com -all

移行が終わったら、使わなくなった側の include を外します。SPFのDNS参照回数の上限（10回）や、DKIMとDMARCの設定手順はSPF・DKIM・DMARC設定手順で扱っています。

移行の途中でMXレコードを切り替えると、DNSの浸透を待つ間は旧・新どちらのサービスにもメールが届く可能性があります。切り替えの前日から、旧サービスに届いたメールを新サービスへ転送する設定を入れておき、切り替え後数日は旧サービスの受信箱も確認する運用にしてください。MXのTTLを事前に短くしておくと、切り替えにかかる時間を縮められます。

併用するときのルール

「メールと共同作業はGoogle Workspace、Excelを多く使う経理や営業企画だけデスクトップ版Office」のような併用は、現実的な選択肢です。デスクトップ版Officeだけが必要な人には、メールやTeamsを含まない「Microsoft 365 Apps for business」というプランがあり、全員に両方のフルプランを買うより費用を抑えられます。

併用で必ず決めておくのは、IDの正本（IdP）、メールの置き場所、ファイルの正本の3つです。IdPを一方に決め、もう一方にはSSOでログインさせます。Entra IDをIdPにしてGoogle Workspaceにログインさせる構成も、GoogleをIdPにしてMicrosoft 365にログインさせる構成も取れますが、両方で別々にパスワードを管理する状態は避けてください。退職時にどちらかのアカウントが残る原因になります。SSOとアカウントの自動作成・削除の確認項目は、他のSaaSと同じ考え方で整理できます。

併用で費用が膨らむ典型は、「念のため」に全員へ両方のライセンスを割り当てたまま運用が始まるケースです。どちらのサービスでも、最終ログイン日やアプリの利用状況を管理画面で確認できます。導入から3か月ほどたったら、実際に使っている人だけにライセンスを残すよう見直す日を、最初から予定に入れておきます。

よくある質問

Microsoft 365とGoogle Workspaceのどちらがいいですか？

マクロ付きExcelやAccessに依存した業務がある、Windows PCを一元管理したい、オンプレミスのActive Directoryがある場合はMicrosoft 365が向いています。ブラウザーで仕事が完結し、同時編集が多く、Chromebookやスマホが中心ならGoogle Workspaceが向いています。すでにSSOを構成しているIdPの側に寄せると移行が楽です。

GoogleワークスペースとMicrosoft 365の違いは何ですか？

設計の出発点が違い、Google Workspaceはブラウザー中心で、文書をGoogleの独自形式で保存して同時編集します。Microsoft 365はデスクトップ版のOfficeとクラウドの組み合わせで、Office形式のまま共同編集します。ID管理はGoogleアカウントとEntra ID、端末管理はGoogleのエンドポイント管理とIntuneという違いもあります。

Google Workspaceのメリット・デメリットは？

メリットは、ブラウザーだけで仕事が完結し、URLの共有で同時編集ができ、管理画面が比較的簡潔なことです。デメリットは、ExcelのVBAマクロやAccessが動かないこと、Windows PCの本格的な管理や条件によるアクセス制御に上位プランや追加の仕組みが必要なこと、取引先とのOffice形式のやり取りで崩れが起きうることです。

Microsoft 365とGoogle Workspaceのシェアは？

調査の対象や方法によって結果が異なり、公式に統一された数字はありません。選定の材料としては、全体のシェアより、自社の取引先がどちらの形式でファイルをやり取りしているか、社内にどちらの経験者が多いかのほうが重要です。数字を探すより、取引先とのやり取りの実態を確認することをおすすめします。

まとめ

Google WorkspaceとMicrosoft 365の選択は、機能の優劣ではなく、Excelマクロなどの既存資産、Windows PCの管理、ID基盤の置き場所で決まります。乗り換えではSSOを構成している他のSaaSとDNSの設定を先に洗い出し、移行期間はSPFに両方の送信元を入れておきます。併用するならIdP・メール・ファイルの正本を1つに決め、ライセンスは実際の利用状況で見直してください。

次に読む

• Google Workspace管理者が最初にやるセキュリティ設定：Google Workspaceを選んだ場合の初期設定
• Microsoft 365のプラン選び：Microsoft 365を選んだ場合のプランごとの機能差
• SPF・DKIM・DMARC設定手順：乗り換え時のメール認証の設定